SISTEMAS DE CUSTOS NOS MUNICÍPIOS E FREGUESIASPOR JOSÉ CARIA
MONTIJO

A consciência da necessidade de apuramento dos custos e de condução da administração pública local com eficiência, profissionalismo e transparência está a consolidar-se entre os administradores , gestores e funcionários públicos locais, como resultado de grandes mudanças no cenário de actuação das organizações e instituições públicas nacionais ,regionais e locais.
Neste contexto, a necessidade de se aprimorar a gestão de custos relacionados com a produção dos serviços publicos prestados localmente ganha importância.
A importância do tema custos no serviço público LOCAL pode ser avaliada pelo crescente número de iniciativas governamentais nessa área em todo o mundo e em PORTUGAL ,registando-se igualmente os esforços desencadeados por Municípios e Freguesias na nos últimos anos e pelo espaço que o tema vem ganhando na literatura
especializada nacional.
A orientação para o desenvolvimento das práticas de gestão apresenta entre as suas referências A RESPONSABILIDADE POR CUSTOS E RESULTADOS.
Na administração pública LOCAL há CONTUDO um amplo espaço para o MELHORAMENTO dos SISTEMAS DE GESTÃO DE CUSTOS visando capacitar OS AUTARCAS , OS DIRIGENTES , OSFUNCIONÁRIOS de Câmaras e Juntas de Freguesia a perceber:

a) em que medida cada tipo de despesa contribui para os resultados obtidos;

b) quais as actividades agregam valor ao resultado final das suas acções;

c) qual é a TAXA DE CONSUMO de recursos pelas actividades;

d) quanto custam os PROCESSOS DE TRABALHO e/ou os PROGRAMAS nas autarquias; e

e) onde ocorre DESPERDÍCIO e onde há EFICIÊNCIA na aplicação dos RECURSOS.

No sentido de apurar os custos de bens PRODUZIDOS e serviços PRESTADOS, bem como mostrar as acções empreendedoras que os gestores e DIRIGENTES dessas instituições vêm realizando, relacionadas com o acompanhamento da criação e da utilização de indicadores, relatórios e outras ferramentas de GESTÃO que possibilitem melhorias significativas para a eficácia e qualidade dos bens e serviços prestados o tema dos custos dos serviços públicos em Municípios e Freguesias ganha cada vez maiores necessidade e acuidade práticas.
A implantação de SISTEMAS DE GESTÃO DE CUSTOS proporciona resultados significativos no aperfeiçoamento da gestão de CÂMARAS e Juntas de Freguesia.

Podem verificar-se casos concretos de :

. redução de consumo;
. melhoria na gestão orçamental, com o apuramento adequado de CUSTOS ;
. melhoria Na monitorização e controlo de “stocks”
. optimização do uso do espaço físico e do transporte de cargas;
. aperfeiçoamento da estratégia de novos produtos e serviços;
. ampliação da flexibilidade na definição de preços ,produtos, e serviços;
. descoberta de actividades com reduzida contribuição para o valor do produto,serviço ou objectivo
. oferta de tratamento customizado aos Fregueses, Munícipes , UTENTES;
. criação de INDICADORES ECONÓMICO E FINANCEIROS DE DESEMPENHO;
. realização de compras mais racionais e planeadas;
. identificação de áreas em que existe ociosidade de mão-de-obra;
. identificação de órgãos, divisões e seccções ineficientes exercendo atribuições não-estratégicas; e
. verificação da viabilidade económica da terciarização de actividades.

Há contudo ALGUNS cuidados a serem tomados no desenvolvimento do APERFEIÇOAMENTO DOS SISTEMAS DE CUSTOS:

a) a importância da montagem de um sistema de custos conjugado COM um fluxo de informações previamente estabelecido que envolva as etapas de Planeamento até a busca dos dados, desde as fontes até o sistema de custos. O
sistema de custos pode ser entendido como um fluxo de captação de dados em diversos pontos, processando-os e emitindo relatórios numa etapa posterior. Sendo assim, esses relatórios não têm qualidade superior à dos dados fornecidos no início do processamento;

b) a necessidade de padronização na área de informática da linguagem de programação e dos bancos de dados , visando a integração e optimização do aproveitamento de programas ou módulos já testados;

c) a definição de unidades responsáveis e respectivas competências para o apuramento dos custos, e padronização dos procedimentos de forma clara, objectiva e compreensível para todos os envolvidos;

d) paralelamente à definição de responsáveis e procedimentos deve ser realizado um trabalho de sensibilização do pessoal quanto à necessidade do sistema de custos de forma que todos os envolvidos forneçam dados confiáveis nos prazos estabelecidos nos cronogramas;

e) as informações relativas a custos devem ser disponibilizadas aos AUTARCAS,AOS DIRIGENTES e aos “quadros intermédios” gestores das unidades,departamentos e secções por forma a que estes possam acompanhar e aperfeiçoar O PRÓPRIO DESEMPENHO , que passarão a ter um interesse directo no fornecimento de informações confiáveis para o sistema. Os custos não devem ser controlados e acompanhados apenas centralizadamente;

f) a importância de a CONTABILIDADE DE CUSTOS ser utilizada como uma ferramenta DE GESTÃO, fornecendo informações para o PLANEAMENTO e a elaboração de INDICADORES DE DESEMPENHO;

g) a necessidade de um planeamento adequado do processo de implantação do SISTEMA DE CUSTOS, tendo em vista a necessidade inicial colecta de informações e a integração entre sistemas, actividades que envolvem diversas
pessoas;

h) quanto ao sistema de custos a ser adoptado, não existem fórmulas prontas que se adaptem perfeitamente às necessidades de cada instituição,Câmara , Junta de Freguesia. Cabe aos gestores públicos, aos AUTARCAS, AOS DIRIGENTES E CHEFES DE DEPARTAMENTO OU SECÇÃO avaliarem suas condições financeiras, humanas e tecnológicas DEFINIR O MÉTODO MAIS COMPATÍVEL ( NO QUADRO DA LEGISLAÇÃO EM VIGOR E DE ACORDO COM AS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS)com as suas realidades, em que muitas vezes são escassos os recursos humanos e materiais necessários para desenvolver seus trabalhos rotineiros, além de faltar mão-de-obra capacitada para lidar com a área de custos.

É importante que se tenha essas dificuldades em mente para que sejam definidas claramente as condições e expectativas que se possam ter com relação ao método de apuramento de custos a ser implantado, ou desenvolvido.
O apuramento dos custos de produtos e serviços das organizações, instituições,AUTARQUIAS (Câmaras e Juntas de Freguesia) é requisito fundamental para a melhoria da eficiência na prestação dos serviços públicos regionais e locais.
Num quadro de diversidades locais (proporções,amplitudes,contextos ) há certamente diversidade de soluções e formas de implementação adoptadas e a adoptar MAS O importante ( como RESULTADO COMUM) deve ser ( tem de ser cada vez mais) a melhoria da gestão da “ Res Pública “ e o CAMINHAR para a criação de novos PARADIGMAS sucedâneos naturais de NOVAS MENTALIDADES .

JOSÉ CARIA